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WORD样式的使用技巧_阿育王的宝藏  

2009-03-27 16:47:25|  分类: 电脑 |  标签: |举报 |字号 订阅

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WORD样式的使用技巧
2008年07月15日 星期二 下午 01:25

WORD样式的使用技巧
董占山

WORD的样式是一组字符格式或段落格式的特定集合,可以分为字符样式和段落样式两种。字符样式是只包含字
符格式和语言种类的样式,用来控制字符的外观;段落样式是同时包含字符、段落、边框与底纹、制表位、语
言、图文框、项目列表符号和编号等格式的样式,用于控制段落的外观。在"格式"工具栏上的"样式"列表框中
,字符样式前面有一个"a"标志,段落样式前面有一个段落标记" "。

在WORD文档编排过程中,使用样式格式化文档的文本,可以简化重复设置文本的字体格式和段落格式的工作,
节省文档编排时间,加快编辑速度,同时确保文档中格式的一致性。

有许多WORD用户不知道如何使用WORD中的样式,致使工作效率低下,为了帮助这部分用户掌握WORD样式的使用
技巧,下面介绍使用、修改、管理和创建样式的方法,以抛砖引玉,使WORD用户可以熟练地使用WORD提供的各
种样式。

一、套用样式

套用样式的方法有两种,一是使用"格式"工具栏上的"样式"列表框,二是使用"格式"菜单中的"样式"命令,后
一种方法不太常用。使用"格式"工具栏套用选定样式的方法:

1.选定待套用样式的段落或字符;
2.单击"格式"工具栏上的"样式"列表框按钮的下箭头钮,弹出样式列表框;
3.查找合适的样式,单击选中它,弹出一个对话窗口;
4.选中互斥选项"对选定内容重新应用样式中的格式";
5.单击〖确定〗按钮,套用选中的样式。

注意:有时第3步不出现对话窗口,而直接套用样式的格式到选定的段落了,所以第4~5步也就免了。

二、修改样式

修改样式也有两种方法,分别是使用工具栏和菜单命令,前者较后者简单,后者较前者灵活,下面分别介绍。

使用"格式"工具栏修改样式的方法:

1.选定设置好格式的段落或字符;
2.单击"格式"工具栏上的"样式"列表框按钮的下箭头钮,弹出样式列表框;
3.查找欲修改的合适样式,单击选中它,弹出一个对话窗口;
4.选中互斥选项"以选定内容为模板重新定义样式";
5.单击〖确定〗按钮,即可用选定内容的格式代替样式的原来格式。

使用样式对话窗口修改样式的方法:

1.单击"格式"菜单的"样式"命令;
2.在样式对话窗口的"样式"列表框中选中一个样式名;
3.单击〖更改〗按钮,弹出更改样式对话窗口;
4.单击〖格式〗按钮,弹出一个格式设置菜单;在这个菜单中,单击任意一个菜单选项,都弹出与之对应的设
置对话窗口,您可以根据需要选择所需要的菜单项;
5.单击菜单中欲修改其格式的项目,如"段落",弹出段落格式设置对话窗口,在该窗口中完成格式设置后,单
击〖确定〗返回;
6.单击〖确定〗按钮,返回样式对话窗口,选择其它样式,重复2~5步,进行格式修改;
7.完成样式的修改后,单击〖关闭〗按钮返回编辑状态。

三、管理样式

所谓管理样式就是指如何重命名、删除、复制样式等。通过WORD的管理器都可以完成这些功能,下面就介绍具
体的操作步骤。为了介绍的方便,首先我们介绍如何打开WORD的管理器:

1.单击"格式"菜单中的"样式"命令,弹出样式对话窗口;
2.单击〖管理器〗按钮,打开管理器窗口,单击"样式"对话页标签,可以进行样式管理。

提示:在该窗口的左边列表框中显示的样式是活动文档或其选用模板里的样式,右边列表框中则显示"通用"文
档模板中的样式,两个列表框中间有3个功能按钮,可完成样式的复制、删除、重命名。

(一)重命名样式

当样式的名字不能反映它所代表的格式时,为了让别人一看到样式的名字也一目了然,必须重新命名样式。重
命名样式的步骤如下:

1.打开WORD的管理器;
2.在管理器的左半部文档样式列表框中选中一个样式,如"脚注文本";
3.单击〖重命名〗按钮,弹出一个对话窗口;
4.您可以在"新名称"编辑框中输入新的样式名称;
5.单击〖确定〗按钮返回;
6.单击样式管理器的〖关闭〗按钮关闭WORD的管理器。

(二)删除样式

如果文档中的样式已经无用,那么就要清除它,以免影响工作效率。删除样式的步骤如下:

1.单击"格式"菜单中的"样式"命令,弹出样式对话窗口;
2.在"样式"列表框中选中要删除的样式,对话窗口中的〖删除〗按钮由灰色变成了黑色;
3.单击〖删除〗按钮,弹出一个提示窗口;
4.单击〖是〗删除选定样式,单击〖否〗保留选定样式;
5.单击样式对话窗口的〖确定〗按钮返回。

要特别注意的是:样式删除之后是不能恢复的。如果您删除了用户自定义的段落样式,Word将把正文样式应用
于所有套用该样式的段落。如果删除了内部样式,可单击"样式类型"列表框中的"所有样式",以重新获得这种
样式。

(三)复制样式

使用WORD管理器,您可以把文档中的样式复制到模板,也可以把模板中的样式复制到文档或其它模板。步骤如
下:

1.打开WORD的管理器;
2.在左半部分或右半部分的样式列表框中选择要复制的样式,单击〖复制〗按钮,就可以把样式从一个列表框
复制到另一个列表框,也就是从文档到模板或模板到文档;
3.如果另一个列表框中也存在同样的样式,那么会出现一个提示窗口,若希望改写,单击〖是〗或〖全是〗按
钮;否则,单击〖否〗按钮;
4.单击〖关闭〗按钮关闭管理器。

四、创建样式

许多读者可能只是使用WORD提供的样式,或在系统提供的样式的基础上修改样式,还不知道如何创建样式,下
面就介绍如何创建样式。

1.首先将一个段落格式化为特定的格式,作为创建样式的基准;
2.选定该段落;
3.单击"格式"菜单的"样式"命令,弹出样式对话窗口;
4.单击〖新建〗按钮,弹出新建样式对话窗口;
5.在"样式名称"编辑框中输入欲创建样式的名字,这是以后引用样式的标志,要有代表性,如"说明文本";
6.单击"样式类型"下拉列表框,从弹出的列表框中选择"段落";假如要创建字符样式,选择"字符"选项;
7.单击"基准样式"下拉列表框,从弹出的列表框中选中"正文"或其他样式;
8.单击"后续段落样式"下拉列表框,从弹出的列表框中选择"正文"或其他样式,应视具体情况而定;
9.若需要把创建的新样式同时将保存到活动模板上,请选中"添加到模板"复选框;
10.单击〖确定〗按钮退出新建样式对话窗口;
11.单击样式对话窗口的〖关闭〗按钮返回编辑状态。

五、给样式指定快捷键

为了快速套用样式可以给样式指定一个快捷键,这样在需要套用样式时就可以按快捷键达到目的。给样式指定
快捷键的步骤如下:

1.单击"格式"菜单中的"样式"命令,弹出样式对话窗口;
2.在"样式"列表框中选中待指定快捷键的样式;
3.单击〖更改〗按钮,进入更改样式对话窗口;
4.单击〖快捷键〗按钮,弹出一个自定义对话窗口;
5.在键盘上按一组按键组合,例如键,这时在"按新快捷键"编辑框中出现这个按键组合,同时在它下
面显示这个按键组合是否已经占用的信息;
6.如果按键组合没有被占用,单击已变成黑色的〖指定〗按钮,这时这个按键组合会显示到"当前按键"列表框
中;
7.单击〖关闭〗按钮关闭这个对话窗口;
8.连续单击〖关闭〗按钮,返回编辑状态,之后您就可以使用新设定的快捷键组合来格式化段落了

使用样式的过程中,可能会碰到一些问题,下面列出一些

常用问题的解决方法。

(1)应用相同样式的段落看起来不相似。原因可能是某些

段落使用 Word 的格式命令人工设置格式。取消人工格式的

方法是:首先连同段落标记一起选定段落,然后按下Ctrl+Shift+Z

组合键取消字符格式,按下 Ctrl+Q 组合键取消段落格式。

(2)使用段落样式或字符样式应用的格式可能改变文本的现存

字符格式。例如,当对包含加粗文字的段落应用包含加粗格式的

样式时,原来加粗的字符反而变成不加粗。此时应先应用段落样

式,然后应用字符格式,就不会出现此问题。

(3)样式发生意外变化。

检查是否打开此样式的自动更新功能。如果选用自动更新功能,

则对样式进行修改时,该样式将自动更新,以使文档中的应用此样

式的文本前后一致。关闭此功能的方法是:首先单击【格式】菜单

中的【样式】命令并选择【样式】框中的样式,然后单击【更改】

按钮。如果已经选中【自动更新】复选框,清除该复选框。
某些样式可能是基于另一个样式建立的,对所基于的样式的改动将会

影响该样式。例如,【页眉】样式是基于【正文】样式的,如果将

【正文】样式中的中文字体改为黑体,则【页眉】样式的字体也变为

黑体。

如果打开的文档所基于的模板被改动,则打开文档时,样式有可能根

据模板中新的定义进行更新。如果打开文档时,不希望此文档中基于

某个特定模板的样式进行更新,则进行如下操作:首先单击【工具】

菜单中的【模板和加载项】命令,然后清除【自动更新文档样式】复

选框。

包含样式定义的模板丢失(如文档被复制到另一台计算机上编辑)或

者损坏(如被删除)时,当前文档将使用 Normal 模板中的样式定义。




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引文来源  WORD样式的使用技巧_阿育王的宝藏
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